Obavijest za goste

Zašto se moji podaci prikupljaju?

Svaki pružatelj smještaja u Hrvatskoj zakonski je dužan prijaviti svakog gosta u središnji sustav eVisitor kojim upravlja Hrvatska turistička zajednica (Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti; Zakon o turističkoj pristojbi, NN 52/19). Pravna osnova obrade je ta zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. c) i e) GDPR-a). Za obvezna polja prijave privola se ne traži. Fotografija je samo opcionalan način bržeg prepisivanja istih podataka, a ne uvjet prijave. Možete ga odbiti i sve podatke ručno unijeti u obrazac ili ih dati domaćinu. Prolazno očitavanje fotografije dio je načina na koji domaćin točno ispunjava istu zakonsku obvezu, uz zaštitu privatnosti ugrađenu u postupak; privola nije pravna osnova za prolazno očitavanje niti za zadržavanje kopije dokumenta. Voditelj obrade vaših podataka je vaš domaćin; evisitor.ai obrađuje podatke u njegovo ime, po ugovoru o obradi.

Koji se podaci prikupljaju?

Prikupljaju se samo podaci koje eVisitor traži za konkretnu zakonsku prijavu gosta: podaci o identitetu i identifikacijskom dokumentu, prebivalištu, boravku i, kada je primjenjivo, turističkoj pristojbi.

Javni obrazac ne traži granični prijelaz ni datum ulaska u Hrvatsku. Ako eVisitor izričito odbije pripremljenu prijavu i zatraži baš tu dopunu, odgovorni operator može je naknadno unijeti. Ti se podaci ne traže samo zato što gost ima prebivalište izvan EU-a.

Ručno uneseni i očitani identifikacijski podaci svake osobe u poveznici čuvaju se šifrirano samo za ovu prijavu. Datumi boravka i tehničko stanje unosa čuvaju se odvojeno. Ako sami odaberete fotografiju, Vito je prolazno očita, a u obrazac prenosi samo podatke potrebne za ovu prijavu. OIB se ne prenosi, a fotografija ne ulazi u aplikacijsku bazu podataka.

Moram li poslati fotografiju dokumenta?

Ne. Sve potrebne podatke možete ručno unijeti u obrazac ili ih dati domaćinu bez fotografije. Ako sami odaberete fotografiju u obrascu, Vito je prolazno očita. U obrazac prenosi samo potrebna polja, koja se zatim mogu ispraviti. Ako fotografiju Vitu preko WhatsAppa šalje domaćin, prethodno vas mora informirati, ponuditi unos bez slike i potvrditi da ste sami odabrali taj način.

Fotografija ne ulazi u našu bazu podataka. Fotografija odabrana u web-obrascu prolazno se obrađuje u memoriji tijekom tog zahtjeva i šalje modelu uz uvjet nultog zadržavanja podataka, a zatim se odbacuje. Fotografija poslana Vitu preko WhatsAppa može nakon preuzimanja postojati u našem privremenom Redis međuspremniku najdulje 15 minuta od posljednjeg prijenosa u taj međuspremnik. Po dovršetku prijave tražimo njezino ranije brisanje. Fotografije se ne koriste za treniranje umjetne inteligencije. Odgovorni operator kojeg je domaćin ovlastio pregledava i po potrebi ispravlja podatke; prijava se u eVisitor šalje tek nakon njegove izričite potvrde.

Rok od 15 minuta odnosi se samo na naš privremeni Redis međuspremnik. Zapise poruka kod Twilija, uključujući Vitove izlazne poruke, čistimo svakodnevno i u pravilu ih brišemo unutar približno 1–2 dana. Twilio navodi da obrisani sadržaj može ostati u sigurnosnim kopijama do 30 dana. Kopije u WhatsAppu i na uređajima sudionika uređuju pravila tih sustava.

Ako domaćin podatke napiše izravno Vitu u WhatsAppu, Anthropicov AI model obrađuje tekst poruke i priprema odgovor uz uvjet nultog zadržavanja kod pružatelja modela. Tekstualni podaci i očitani rezultat mogu ostati u zasebnoj tehničkoj povijesti te Vitove sesije na Vercelovoj infrastrukturi; sama fotografija tamo se ne sprema. Nakon uspješne prijave taj se sadržaj više ne prenosi u buduće razgovore, ali trenutačna verzija Evea još nema potvrđen mehanizam za selektivno automatsko brisanje povijesti povučene sesije. Poveznica za goste zato je put s unaprijed određenim rokovima opisanima niže.

Kamo podaci idu i koliko se čuvaju?

Dok ispunjavate obrazac, uneseni identifikacijski podaci šifrirani su, a nacrt istječe nakon 24 sata neaktivnosti i najkasnije nakon 7 dana. Nakon što podatke pošaljete domaćinu, čuvamo ih samo za pregled, ispravak i ovu prijavu: identifikacijske podatke osobe brišemo čim je njezina uspješna prijava pouzdano potvrđena i zabilježena. Ako prije slanja izbrišete nacrt, brišemo sve unesene identifikacijske podatke. Ako prijava ostane neuspješna, nedovršena ili njezin ishod nije siguran, podaci se brišu najkasnije 30 dana nakon slanja obrasca; pregledi, provjere i ispravci taj rok ne produljuju. WhatsApp gumb „Odustani” zaustavlja tu potvrdu, ali ne briše poslani unos kako bi ga operator mogao ispraviti. Odgovorni operator može otkazati poslani unos; tada odmah brišemo sve preostale identifikacijske podatke. Ako je neka osoba već prijavljena, njezin službeni zapis ostaje u sustavu eVisitor.

Potvrđeni podaci upisuju se u službeni sustav eVisitor, gdje su prema propisima dostupni turističkim zajednicama i nadležnim tijelima 10 godina. Tim dijelom ne upravlja evisitor.ai. Povučena WhatsApp sesija nakon dovršetka ne prenosi se u buduće razgovore; njezina tehnička povijest slijedi ograničenje objašnjeno u prethodnom odjeljku.

Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak i druga prava iz GDPR-a — zahtjev uputite svom domaćinu kao voditelju obrade (mi mu pomažemo u ispunjenju). Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), azop.hr. Detalji obrade: evisitor.ai/privatnost.

Guest privacy notice (English)

Every accommodation provider in Croatia is required by law to register each guest in eVisitor, the central system run by the Croatian National Tourist Board. The legal basis is that statutory obligation (Art. 6(1)(c) and (e) GDPR). Consent is not required for the mandatory registration fields. A photo is only an optional way to transcribe the same data more quickly, not a condition of registration. You may refuse it and enter every field manually in your host's form or give the details to your host. Transient photo reading is a privacy-by-design method for accurately completing the same statutory registration; consent is not the legal basis for transient reading or for keeping a document copy. Your host is the data controller; evisitor.ai processes the data on the host's behalf under a data-processing agreement.

What is collected

We collect only the information eVisitor requires for the guest's specific statutory registration: identity and identity-document details, residence, stay details and, where applicable, tourist-tax information. The public form does not ask for a border crossing or date of entry into Croatia. If eVisitor explicitly rejects the prepared registration and requests that exact addition, the responsible operator may add it afterwards. Those details are not requested merely because a guest resides outside the EU.

Manually entered and extracted identity details for each person in the guest link are encrypted and kept only for this registration. Stay dates and the technical entry state are stored separately. If you choose a photo, Vito reads it transiently and transfers only the information needed for this registration into the form. No Croatian national ID number (OIB) is transferred, and the photo is not written to the application database.

Do I have to send a document photo?

No. You may enter every required field manually or give the details to your host without a photo. If you choose a photo in the form, Vito reads it transiently. It transfers only the required fields into the form, where they can be corrected. If your host sends a photo to Vito through WhatsApp, the host must first inform you, offer the no-photo route and confirm that you chose this method yourself.

The photo is not written to our application database. A photo selected in the web form is processed transiently in memory during that request and sent to the model under a zero-data-retention condition, then discarded. After download, a photo sent to Vito through WhatsApp may remain in our temporary Redis buffer for no more than 15 minutes from the latest transfer into that buffer. When registration completes, we request its earlier deletion. Photos are not used to train AI. A responsible operator authorised by your host reviews and, where needed, corrects the data; registration is submitted only after that operator explicitly confirms it.

The 15-minute limit applies only to our temporary Redis buffer. We sweep Twilio message records, including Vito's outbound messages, daily and normally delete them within about 1–2 days. Twilio states that deleted content may remain in backups for up to 30 days. Copies in WhatsApp and on participants' devices are governed by those systems.

If your host types guest data directly to Vito in WhatsApp, an Anthropic AI model processes the message and prepares the reply under a zero-data-retention condition at the model provider. Typed data and the extracted result may remain in the separate technical history of that Vito session on Vercel infrastructure; the photo itself is not stored there. After a successful registration that content is no longer carried into future conversations, but the current Eve version does not yet provide a confirmed mechanism for selectively and automatically deleting the retired session history. The guest link is therefore the route with the defined deadlines described below.

How long the draft is kept

While you fill in the form, entered identity details are encrypted and the draft expires after 24 hours of inactivity and in all cases after seven days. After you send it to your host, the data is kept only for review, correction and this registration. We erase each person's identity data as soon as successful filing has been reliably confirmed and recorded. If you delete the draft before sending it, all entered identity data is erased. If registration remains unsuccessful, unfinished or its outcome is uncertain, the data is erased no later than 30 days after the form is sent; reviews, checks and edits do not extend that deadline. The WhatsApp “Decline” button stops that confirmation but does not erase the submitted entry, so the operator can correct it. The responsible operator can cancel the submitted entry; we then immediately erase all remaining identity data. If a person has already been filed, their official record remains in eVisitor.

Where the data goes, and your rights

The data is filed into the official eVisitor system, where it is available to tourist boards and competent authorities for 10 years as prescribed by law; evisitor.ai does not control that retention. A retired WhatsApp session is not carried into future conversations; its technical history follows the limitation explained above. To exercise your GDPR rights, contact your host as the data controller; you may also complain to the Croatian supervisory authority (AZOP, azop.hr). Full details: evisitor.ai/privacy.