Izjava o privatnosti

English version: Privacy statement

Ova Izjava objašnjava kako obrađujemo osobne podatke u okviru usluge evisitor.ai, pomoćnika koji domaćinima pomaže prijaviti goste u sustav eVisitor putem WhatsAppa i poveznica za unos koje pripadaju povezanom eVisitor računu. Za kolačiće pogledajte Pravila o kolačićima.

Voditelj obrade

Screen Guide, obrt za web i marketing, vl. Matej Jelić
OIB: 24456564688
Sjedište: Rebro II 1A, Sesvete
E-pošta: [email protected]

Nismo imenovali službenika za zaštitu podataka jer to nije naša zakonska obveza; za sva pitanja o privatnosti javite se na gornju e-poštu.

Naša uloga

Za podatke domaćina (korisnički račun) mi smo voditelj obrade. Za podatke gostiju koje domaćin prijavljuje, domaćin (pružatelj smještaja) je voditelj obrade jer ima zakonsku obvezu prijave gostiju, a mi djelujemo kao izvršitelj obrade po njegovim dokumentiranim uputama.

Koje podatke obrađujemo i zašto

Kategorija	Podaci	Svrha	Pravna osnova
Operatori i povezani eVisitor računi	Potvrđeni komunikacijski kanal operatora (trenutačno WhatsApp broj), članstva i ovlaštenja za povezane račune, službeni naziv objekta iz povezanog eVisitor računa ili neutralni naziv „Guest check-in” kada eVisitor ne dostavi naziv, neobavezni naziv domaćina i kontakt koje administrator odluči prikazati gostu, eVisitor korisničko ime, lozinka šifrirana AES-256-GCM-om, objekti, poveznice za goste i stanje korištenja svakog eVisitor računa. Potvrđeni WhatsApp broj ne prikazujemo gostu automatski.	Pružanje usluge, provjera identiteta operatora, upravljanje pristupom i prijava gostiju putem točno odabranog eVisitor računa.	Izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a)
Gosti	Podaci potrebni za eVisitor, koje gost ili domaćin ručno unese u poveznicu za prijavu, domaćin napiše Vitu u poruci ili Vito izdvoji iz fotografije koju je gost opcionalno odabrao: podaci o identitetu i identifikacijskom dokumentu, prebivalištu, boravku i, kada je primjenjivo, turističkoj pristojbi. Javni obrazac ne traži granični prijelaz ni datum ulaska u Hrvatsku. Odgovorni operator može ih naknadno unijeti samo ako eVisitor izričito odbije pripremljenu prijavu i zatraži baš tu dopunu, a ne samo zato što gost ima prebivalište izvan EU-a.	Prijava u sustav eVisitor.	Za podatke prijave: zakonska obveza domaćina (čl. 6. st. 1. t. c) i e), kako navodi i službena obavijest sustava eVisitor). Opcionalno prolazno očitavanje fotografije koristimo kao način zaštite privatnosti ugrađen u izvršavanje iste obveze (čl. 25. GDPR-a), uz legitimni interes domaćina za točan i učinkovit unos kada je potreban (čl. 6. st. 1. t. f). Privola nije pravna osnova za prolazno očitavanje ni za zadržavanje kopije dokumenta. Mi obrađujemo kao izvršitelj po dokumentiranoj uputi domaćina.
Tehnički podaci za zaštitu od zlouporabe	HMAC-om izvedeni identifikatori za ograničavanje zahtjeva prema IP adresi, eVisitor računu ili nacrtu te brojači zahtjeva. Ključevi brojača ne sadrže izvorne identifikatore. Brojači izvedeni iz IP adrese i nacrta istječu najkasnije nakon 15 minuta, a oni izvedeni iz računa najkasnije nakon jednog sata. Jedina iznimka je brojač pokušaja očitavanja dokumenata za jedan nacrt: može ostati najviše sedam dana od prvog pokušaja. Nacrt se nakon isteka više ne može koristiti, a brojač sprječava obnavljanje ograničenja tijekom istog unosa.	Sigurnost usluge, sprječavanje zlouporabe i kontrola troška automatizirane obrade.	Naši legitimni interesi za te svrhe (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a).
Domaćin (marketing)	Broj telefona (WhatsApp) i e-pošta postojećih domaćina.	Izravni marketing — povremene promotivne poruke o vlastitoj usluzi.	Legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a)

Fotografija nije obvezna. Gost ili domaćin može sve potrebne podatke ručno unijeti u poveznicu za prijavu, a gost ih domaćinu može dati i usmeno ili u poruci. Gost može sam odabrati fotografiju u obrascu. Ako fotografiju snima ili Vitu preko WhatsAppa šalje domaćin, mora gostu objasniti kako se ona obrađuje, ponuditi unos bez slike i potvrditi da je gost slobodno odabrao taj način. Dvojezična Obavijest za goste može poslužiti kao predložak, ali korištenje te stranice nije uvjet. Odbijanje fotografije ne utječe na zakonsku prijavu; postupak se nastavlja ručnim unosom.

Fotografija ne ulazi u aplikacijsku bazu podataka. Fotografija koju gost odabere u web-obrascu prolazno se obrađuje u memoriji tijekom tog zahtjeva i šalje modelu pod uvjetima opisanima ispod, a zatim se odbacuje. Ne ulazi u WhatsApp ni Redis međuspremnik. Fotografija poslana Vitu preko WhatsAppa može nakon preuzimanja postojati u našem privremenom Redis međuspremniku najdulje 15 minuta od posljednjeg prijenosa u taj međuspremnik. Po dovršetku prijave tražimo njezino ranije brisanje. Nakon prijenosa u taj međuspremnik tražimo brisanje WhatsApp medija s infrastrukture našeg pružatelja poruka (Twilio), uz dodatnu dnevnu provjeru i ponavljanje neuspjelih brisanja.

Rok od 15 minuta odnosi se samo na naš privremeni Redis međuspremnik. Zapise poruka kod Twilija, uključujući Vitove izlazne poruke, čistimo svakodnevno i u pravilu ih brišemo unutar približno 1–2 dana. Twilio navodi da obrisani sadržaj može ostati u sigurnosnim kopijama do 30 dana. Kopije u WhatsAppu i na uređajima sudionika uređuju pravila tih sustava.

Očitavanje dokumenata i umjetna inteligencija

Vito je razgovorni AI pomoćnik. Kada domaćin razgovara s Vitom putem WhatsAppa, model tvrtke Anthropic (Claude), preko Vercel AI Gatewaya, obrađuje sadržaj domaćinove poruke i priprema Vitov odgovor. To uključuje podatke gosta koje domaćin upiše u poruku. Podaci koje gost ručno unese u poveznicu ne šalju se AI modelu, osim ako gost opcionalno odabere fotografiju dokumenta.

Kada se fotografija odabere u poveznici, isti model je prolazno očita, a u obrazac prenosimo samo propisana polja. Fotografiju koju domaćin pošalje Vitu preko WhatsAppa model prolazno očita kako bi Vito pripremio prijavu. Svi Vitovi tekstualni i fotografski zahtjevi prema modelu šalju se isključivo uz uvjet nultog zadržavanja podataka (zero data retention): pružatelj modela nakon obrade ne pohranjuje ulaz ni izlaz i ne koristi ih za treniranje. Taj uvjet odnosi se na Anthropicovu obradu, a ne na zasebnu tehničku povijest Vitova razgovora opisanu u odjeljku o čuvanju. Ako obrada uz uvjet nultog zadržavanja nije moguća, zahtjev se odbija. Kad je na dokumentu vidljiva strojno čitljiva zona (MRZ), očitani broj dokumenta i datum rođenja dodatno se provjeravaju kontrolnim znamenkama ugrađenima u dokument. Očitani i ručno uneseni podaci iz poveznice prikazuju se odgovornom operatoru kojeg je domaćin ovlastio za tu poveznicu. On ih može ispraviti, a slanje je tehnički vezano uz njegovu izričitu potvrdu pregledane verzije. U izravnom WhatsApp razgovoru Vito prema pravilima usluge traži potvrdu trenutačnog operatora prije slanja. Ne donosimo automatizirane odluke koje bi imale pravni ili sličan značajan učinak na pojedinca (čl. 22. GDPR-a).

Primatelji i izvršitelji obrade

Podatke gostiju prosljeđujemo u sustav eVisitor kojim upravlja Hrvatska turistička zajednica (HTZ) — to je odredište zakonske prijave. Za obradu podataka gostiju u ime domaćina koristimo ove podizvršitelje obrade:

Anthropic — obrada Vitovih tekstualnih razgovora i prolazno očitavanje opcionalne fotografije
Neon — baza podataka
Vercel — hosting aplikacije, tehnička povijest Vitovih razgovora i AI Gateway (usmjeravanje zahtjeva prema AI modelu)
Twilio — WhatsApp poruke
Meta Platforms — Twilijev podizvršitelj za WhatsApp kanal; obrađuje telefonske brojeve i sadržaj poruka radi dolazne i odlazne dostave
Upstash — privremena pohrana stanja (Redis)

Meta je u ovom lancu angažirana kao podizvršitelj kroz Twilio, a ne našim izravnim ugovorom. Za naplatu domaćinove pretplate koristimo Stripe, koji ne prima podatke gostiju i nije podizvršitelj obrade podataka gostiju iz Uvjeta. Podaci kartice obrađuju se izravno kod Stripea i ne dolaze do evisitor.ai.

Clerk smo ranije koristili za prijavu domaćina. Više nije dio pristupa računu, ne prima nove podatke iz aplikacije ni podatke gostiju. Dok ne dovršimo i zabilježimo potvrđeno brisanje starog korisničkog prostora u sustavu Clerk, ondje mogu ostati raniji podaci profila domaćina: e-mail, ime i telefonski broj.

Uz vašu privolu, na web-stranici koristimo Meta Pixel i Google Ads za mjerenje oglašavanja i remarketing — detalji su u Pravilima o kolačićima. Ne prodajemo osobne podatke.

Izravni marketing

Postojećim domaćinima povremeno šaljemo kratke promotivne poruke o vlastitoj usluzi putem WhatsAppa (primjerice podsjetnik na mogućnosti aplikacije ili pogodnosti pretplate). Pravna je osnova naš legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a) u obavještavanju vlastitih korisnika o srodnoj usluzi; u takvim porukama ne obrađujemo podatke gostiju. Od tih se poruka možete odjaviti u svakom trenutku odgovorom STOP. STOP pauzira sve Vitove proaktivne WhatsApp poruke, uključujući operativne obavijesti o novim unosima kroz poveznicu, i sprječava uključivanje pauzirane poveznice dok su obavijesti zaustavljene. Već uključena poveznica i dalje može primati unose dok je odgovorni operator zasebno ne pauzira. Vitu se i dalje možete javiti i koristiti uslugu; odgovor STARTponovno uključuje proaktivne obavijesti.

Prijenos izvan EU-a

Neki od navedenih pružatelja mogu podatke obrađivati izvan Europskoga gospodarskog prostora (primjerice u SAD-u). U tim je slučajevima prijenos zaštićen odgovarajućim mjerama — standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije (SCC) i/ili okvirom EU-US Data Privacy Framework.

Razdoblje čuvanja

Fotografije dokumenata ne ulaze u aplikacijsku bazu. Fotografija iz web-obrasca prolazno se obrađuje u memoriji tijekom tog zahtjeva i šalje modelu pod gore opisanim uvjetima, a zatim se odbacuje. Samo WhatsApp fotografija podliježe međuspremniku od najviše 15 minuta.

Uneseni identifikacijski podaci svake osobe u nacrtu poveznice šifrirani su. Datumi boravka i tehničko stanje unosa čuvaju se odvojeno. Nacrt istječe nakon 24 sata neaktivnosti, a najkasnije 7 dana od nastanka. Nakon što gost pošalje obrazac, identifikacijski podaci čuvaju se samo za pregled, ispravak i prijavu. Identifikacijske podatke osobe brišemo čim je njezina uspješna prijava pouzdano potvrđena i zabilježena. Ako gost prije slanja izbriše nacrt, brišemo sve unesene identifikacijske podatke. Podatke neuspješne, nedovršene prijave ili prijave nejasnog ishoda brišemo najkasnije 30 dana nakon slanja obrasca; pregled, provjera, izmjena i ponovni pokušaj ne produljuju taj rok. WhatsApp gumb „Odustani” zaustavlja tu potvrdu, ali ne briše unos, kako bi ga operator mogao ispraviti. Odgovorni operator može u nadzornoj ploči otkazati poslani unos; tada odmah brišemo sve preostale identifikacijske podatke. Ako je za neke osobe uspješna prijava već pouzdano potvrđena i zabilježena, njihovi su podaci već izbrisani iz naše baze, dok službeni zapis ostaje u sustavu eVisitor. Zatvoreni tehnički zapis bez imena, broja dokumenta i ostalih unesenih identifikacijskih podataka čuvamo najviše 90 dana radi pouzdanosti, otklanjanja pogrešaka i dokazivanja brisanja.

Poruke koje domaćin pošalje Vitu, rezultati Vitovih alata i Vitovi odgovori ulaze u tehničku povijest te WhatsApp sesije koju okvir Eve vodi na Vercelovoj infrastrukturi. To može uključivati tekstualne podatke gosta i očitani rezultat, ali ne i samu fotografiju dokumenta. Nakon uspješne prijave sesija se povlači iz aktivnog razgovora pa se taj sadržaj ne prenosi u buduće razgovore. Trenutačna verzija Evea još ne daje aplikaciji potvrđen mehanizam za selektivno automatsko brisanje povijesti već povučene sesije; zato za unos s unaprijed određenim rokovima brisanja preporučujemo poveznicu za goste. Taj rok nadopunit ćemo čim pružatelj potvrdi primjenjiv mehanizam čuvanja i brisanja.

Radi pružanja usluge domaćinu čuvamo evidenciju obavljenih prijava s terminima boravka i brojem gostiju, bez podataka o identitetu gosta. Kako se ista besplatna prijava ne bi potrošila ili poslala dvaput, čuvamo nečitljiv pseudonimizirani tehnički ključ i stanje prijave, bez imena, broja dokumenta ili drugog čitljivog podatka gosta. Rezervacija koja nije došla do slanja istječe nakon jedne minute. Ako je slanje u eVisitor započelo, a ishod nije siguran, zapis se ne otpušta automatski: čuvamo ga do ručne provjere ishoda. Nakon potvrđene besplatne prijave tehnički ključ ostaje uz račun radi sprječavanja dvostrukog obračuna i briše se s računom; zahtjev koji se odnosi baš na taj zapis rješavamo tek nakon provjere mogućeg upisa i prema primjenjivom pravu. Sama evidencija prijave nalazi se u sustavu eVisitor, kojim upravlja HTZ; ondje se, prema propisima, čuva 10 godina, a tim dijelom ne upravljamo mi. Podatke domaćina čuvamo dok je korisnički račun aktivan te onoliko dugo koliko nalažu porezni i drugi propisi, nakon čega ih brišemo ili anonimiziramo. Domaćin može zatražiti odspajanje pojedinog eVisitor računa. Kad za taj račun nije aktivno slanje prijave, brišemo pohranjeno korisničko ime, šifriranu lozinku i pripadajuću vrijednost za dešifriranje. Odspajanje ne briše zapis povezanog eVisitor računa, članstva operatora ni pretplatu; ti podaci slijede ovdje opisane rokove čuvanja.

Vaša prava

Ovisno o pravnoj osnovi i okolnostima obrade, imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje, prenosivost i prigovor. Opcionalnu fotografiju možete odbiti; gost ili domaćin tada podatke unosi ručno. Odbijanje ne zaustavlja zakonsku prijavu, koja se temelji na zakonskoj obvezi domaćina, ne na privoli. Zahtjev možete poslati na [email protected]. Za podatke gostiju zahtjev se u pravilu upućuje domaćinu kao voditelju obrade, a mi mu u tome pomažemo.

Pritužba nadzornom tijelu

Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb — azop.hr.

Izmjene

Ovu Izjavu možemo povremeno ažurirati. Zadnje ažurirano: 23. srpnja 2026.